08.07.2011

Piątek, zmiana h1 - czyli gość w dom, Bóg w dom

Jako najstarszy (czy stażem, czy wiekiem - nie powiem) recepcjonista, dostałem na wczorajszym zebraniu załogi hostelu polecenie sporządzenia krótkiej, acz treściwej instrukcji postępowania w przypadku gości, którzy potrzebują wizy na przyjazd do Polski. Moment, w którym na hostelową skrzynkę mailową przychodzi prośba od jakiegoś Wasilija tudzież Dymitrija, żeby wysłać do ambasady faks z potwierdzeniem jego rezerwacji, jest jednym z boleśniejszych momentów w życiu ciecia-recepcjonisty. Najczęściej oznacza bowiem początek małej epopei dyplomatycznej, obfitującej w niezliczone przygody, jak np.:
- negocjacje dotyczące kwoty, którą ma wpłacić rezerwujący, zakończone wielokrotnym odrzuceniem transakcji przez terminal kart płatniczych;
- niemożność wysłania faksu wynikająca z wklepywania błędnie podanego numeru;
- skracanie lub zmiana terminu rezerwacji kilkanaście minut po pomyślnym wysłaniu faksu;
- niemożność odczytania załącznika ze skanem karty kredytowej, który zapisany jest w formacie rozpoznawanym jedynie przez system operacyjny Linuks;)

Promienny uśmiech i uczucie ulgi po pomyślnie przeprowadzonej procedurze nie oznaczają jednak wcale jeszcze końcowego sukcesu. O tym na końcu tego wpisu, a wcześniej - tekst rzeczonej instrukcji. Ciekawe czy nasz Menadżer go zatwierdzi.


AMBASADY - Z CZYM SIĘ TO JE?

Procedura dotyczy w większości przypadków gości z krajów rosyjskojęzycznych lub Afryki. 

ZASADA NAJWAŻNIEJSZA:
Należy poinformować gościa, że w jego przypadku pobieramy PEŁNĄ OPŁATĘ za pobyt, której w przypadku anulacji NIE ZWRACAMY. Dopiero po uregulowaniu płatności możemy sporządzić potwierdzenie.

Do sporządzenia potwierdzenia dla ambasady potrzebujemy:
- imię i nazwisko gościa
- datę urodzenia
- numer paszportu
    Jeśli będziemy ściągać należność z karty terminalem należy wcześniej uzyskać SKAN TEJ KARTY (obustronny), by upewnić się że należy ona rzeczywiście do osoby rezerwującej.

    Wpisujemy do potwierdzenia (można skorzystać z zapisanych w komputerze poprzednich potwierdzeń) dane gościa, datę rezerwacji oraz informację jak i kiedy zapłacił za pobyt. Datę sporządzenia pisma, oraz dane hostelu także. Najczęściej potwierdzamy w języku angielskim, czasem po polsku. Potwierdzenie drukujemy, przybijamy pieczątkę hostelu i podpisujemy. Następnie wysyłamy je faksem na numer, który wcześniej podał nam gość. Kopię cyfrową wysyłamy gościowi na maila oraz zapisujemy w katalogu 'zaświadczenia do ambasad' na pulpicie.

    Końcowym, niezwykle miłym akcentem całej procedury będzie moment meldowania, podczas którego tradycyjnym staropolskim zwyczajem witamy gościa chlebem i solą ;) Jest to czynność nieobowiązkowa, zależna od psychicznej dyspozycji recepcjonisty danego dnia oraz aktualnych zapasów chleba w okolicznych sklepach. Uwaga, podanie nieświeżego chleba będzie równoznaczne z działaniem na szkodę hostelu i szarganiem dobrego imienia Ojczyzny. Uwaga, sól użyta w ceremonii powitalnej bezwzględnie musi pochodzić z kopalni w Wieliczce, co podkreślać będzie lokalny koloryt miejsca.

    No właśnie. Bo taki gość w 99% przypadków swoją rezerwację w Magicznym Mieście anuluje lub po prostu nie przyjeżdża. Chodzi mu tylko o uzyskanie wizy.